Rabu, 19 Januari 2011

PDCA (Plan Do Check Act)

Plan-Do-Check-Act atau PDCA adalah suatu proses yang sangat dikenal di kalangan orang-orang yang berkecimpung dalam manajemen mutu. ISO pun mengisyaratkan perusahaan untuk melakukan PDCA sebelum layak mendapatkan sertifikat ISO 9001 : 2008 (ISO untuk sistem manajemen mutu) dan juga sertifikat ISO yang lainnya. PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter A. Shewhart kemudian dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, sehingga metode ini sering disebut dengan Siklus Deming.



Apa yang dimaksud dengan PDCA?
PDCA, singkatan dari “Plan, Do, Check, Act” adalah suatu proses pemecahan masalah empat lang-kah yang terjadi dalam setiap kegiatan atau kinerja yang merupakan siklus yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.

Plan (Rencanakan)
Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifi kasi sasaran & proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi/ide-ide untuk meme cahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain Mengidentifi kasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifi kasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Lalu memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

Do (Kerjakan)
Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba).

Check (Periksakan)
Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifi kasi. Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk di-laksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.

Act (Tindaklanjutkan)
Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti  mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan; merevisi proses yang sudah diperbaiki; melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada; mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan; melakukan pelatihan bila perlukan; mengembangkan rencana yang jelas; dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

Implementasi PDCA dalam Suatu Perusahaan 
Dalam hal mengimplementasikan PDCA, kunci terlaksana atau tidaknya suatu aktivitas ada di Wewenang dan Tanggungjawab karena disinilah tempat fungsi perencanaan aktivitas yang akan dilaksanakan yang merupakan deskripsi pekerjaan dan tugas yang akan dilaksanakan oleh orang yang menduduki jabatan di divisi suatu perusahaan tersebut. Wewenang dan Tanggungjawab perlu direkam dalam bentuk dokumen untuk memudahkan dalam mengidentifi kasi aktivitas yang telah dilakukan. Tentu, wewenangan dan tanggungjawab dari tiap divisi tidaklah sama, masing-masing sesuai dengan kedudukannya, karena itulah, dalam merumuskannya perlu diper-timbangkan dengan baik. Artinya, wewenang dan tanggungjawab tersebut bukan sekedar kumpulan semua aktivitas yang harus dijalankan namun tetap perlu diharominisasikan atau diseimbangkan. Jangan sampai wewenang dan tanggungjawab ini terlalu berat untuk dijalankan atau tidak dapat dijalank-an karena tidak sesuai dengan fungsinya. Dalam suatu pengalaman menangani sebuah percetakan dalam mendapat-kan Sertifi kasi ISO 9001 : 2008, saya mengamati bahwa dalam memecah-kan suatu permasalan, konsep PDCA ini sangat efektif untuk diterapkan, namun komitmen dan konsistensi dari Top Management sangatlah penting. Sebagai contoh, saat ditemukan bahwa banyak pelat dari Dept. Prepress yang bermasalah saat dicetak entah karena teknis atau non teknis, ini sangat tidak efi sien. Untuk itu, perlu dibuat langkah-langkah/rencana kongret, serta target waktu dan jumlah yang ingin dicetat sebagai penyelesaiannya. Ketika kami menerapkan proses PDCA tersebut, maka dalam waktu tiga bulan bisa dianalisa dan di-review bahwa target efi siensi pelat dipracetak sudah da-pat dikendalikan dan untuk selanjutnya dipertahankan proses tersebut secara terus menerus. Seringkali kita terjebak emosi sesaat saat menghadapi per-masalahan di percetakan, hanya temporary dan tidak tuntas, sehingga per-masalahan tersebut muncul kembali karena akar permasalahan yang tidak ditemukan dan dianalisa dengan tepat.

PDCA adalah Proses yang Kontinu dan Berkesinambungan 
Jika produk sudah sesuai dengan mutu yang direncanakan, maka prosedur tersebut dapat dipergunakan di masa mendatang. Sebaliknya, jika hasil-nya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki atau diganti di masa mendatang. Dengan demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan sehingga kembali lagi pada langkah per-tama dan seterusnya. Bukankah sama seperti hidup ini, selama kita hidup selalu ada tantangan baru yang muncul, sehingga membuat kita harus terus-menerus belajar. Never Give Up, Friends!!   

*dari berbagai sumber

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar