Kamis, 03 Februari 2011

Menciptakan Efisiensi dalam Lingkungan Kerja melalui 5 S

Wow.. Rapi dan bersih sekali ruang Pracetak dan Cetaknya, Pak!! Saking bersihnya mungkin lalat saja bisa terpeleset kali ya.. he he”, ujar saya saat melakukan Inhouse Training & Konsultasi di sebuah percetakan besar di Surabaya yang sudah mendapat ISO 9001 : 2008. Kemudian saya melanjutkan diskusi dengan Manager Produksi tentang bagaimana masalah kebersihan, kerapian, dan kenyamanan di lingkup kerja Percetakan bisa terbentuk? Bertahun-tahun saya bekerja dalam Industri Grafika, mungkin bisa dihitung dengan jari, lingkungan percetakan yang benar-benar bersih, rapi, dan nyaman.
 
Dalam proses pelaksanaan ISO 9001- 2008 yang sedang saya geluti saat ini, masalah 5 S sangatlah penting untuk diterapkan menjadi budaya kerja setiap orang di dalamnya. 5 S adalah program yang diterapkan oleh perusahaan Jepang dalam pengendalian lingkungan kerja. Konsepnya adalah bagaimana lokasi kerja dikelola dan bagaimana pekerja memelihara lokasi kerjanya. 5 S adalah singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke (bahasa Jepang), yang dalam bahasa Indonesia sering dikenal dengan 5 R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Di bawah ini merupakan penjabaran tentang 5S.


Seiri/Ringkas
Seiri berarti membedakan antara barang yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Ada banyak teori tentang cara memilah pekerjaan. Intinya adalah membagi segala sesuatu sesuai urutan kepentingannya.

Kemudian siapkan manajemen berdasarkan kelompok prioritas. Buang barang yang kurang diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan memerlukan perhatian Kita. Di tempat kerja, kita memiliki setumpuk kertas. Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak kita akan membutuhkan kertas-kertas itu. Kita menyimpan barang dengan anggapan akan berguna SEANDAINYA diperlukan. Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak.

Seiton/Rapi
Seiton berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini merupakan cara untuk mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian. Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti kita memiliki tempat kerja yang rapi. Penyimpanan harus didasarkan pada seberapa banyak yang kita tangani, dan seberapa cepat kita menemukannya saat diperlukan. Kita bukan saja harus berpikir tentang efi siensi, tapi juga harus bicara tentang mutu, yaitu jangan sampai berkarat, rusak, penyok, berubah bentuk, dan sebagainya. Faktor keamanan juga harus diperhatikan.

Seiso/Resik
Seiso berarti membersihkan lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini lebih merupakan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang kita pergunakan, dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir bahwa pembersihan adalah pekerjaan yang melelahkan. Sebaliknya, kita harus memandangnya sebagai suatu bentuk pemeriksaan dan pencegahan. Dengan meningkatnya kecanggihan produk industri modern, debu, kotoran, bahan asing, bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain kemungkinan besar dapat mengakibatkan barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan harus dipandang sebagai cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu.

Shitsuke/Rajin
Shitsuke berarti komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan secara konsisten. Tim yang baik bermain dengan menaati peraturan. Setiap orang harus bekerja sama, berpikir bersama, dan bertindak bersama untuk membentuk tim yang kuat. Makin banyak pekerjaan, semakin penting kerja sama karena kesalahan terkecil sekalipun dapat berakibat fatal. Sistem, prosedur, dan peraturan harus dipatuhi oleh seluruh anggota tim. Setiap orang harus berhati-hati untuk melakukan pekerjaan masing-masing dengan benar. Hasil akhirnya adalah setiap orang bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat perusahaan. Caranya adalah dengan menciptakan tempat kerja yang disiplin melalui membiasakan (sistematisasi) perilaku jika menginginkan hasil yang terbaik, memperbaiki komunikasi dan pelatihan untuk memperoleh mutu yang terjamin, mengatur segala sesuatu sehingga setiap orang merasa bertanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan.

Seiketsu/Rawat
Seiketsu berarti aktivitas yang terstandarisasi dan teratur untuk memastikan bahwa siklus 5S terpelihara. Untuk memudahkan pekerjaan sehari-hari, kita memerlukan alat bantu identifikasi dalam kontrol visual. Sebenarnya kita sudah melakukannya, misalnya sistem penamaan folder/binder untuk file data, penyusunan CD dirak, jadwal pembersihan, dll. Prinsip-prinsip alat bantu identifikasi adalah :
  1. Mudah dilihat dari jarak jauh
  2. Usahakan supaya setiap orang dapat mengatakan apa yang benar dan apa yang salah
  3. Usahakan supaya setiap orang dapat menggunakannya dengan mudah kapan saja
  4. Usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yang diperlukan
  5. Usahakan supaya dengan melaksanakannya membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar